معماری سازمانی
معماری سازمانی
یك سازمان عبارتست از مجموعه هائی كه دارای محدوده كاری متنوع و توزیع شده باشند و تحقق ماموریت از پیش تعریف شده ای را دنبال نمایند. در این صورت سازمان شامل منابع متعددی نظیر نیروی انسانی، تشكیلات مرتبط و فناوری است كه می‌بایست این امور را هماهنگ كرده و اطلاعات مشترك جهت تحقق ماموریت های مشترك را منتشر نماید. زكمن، "معماری سازمانی " را بصورت زیر تعریف نموده است:
مجموعه ای از ارائه های توصیفی (مدل ها) در ارتباط با تشریح یك سازمان چندان كه بتواند منطبق بر نیازمندی های مدیریت (كیفیت)، تولید شده باشد و در دورة حیات مفیدش قابل نگهداشت باشد(تغییركند).
لزوم معماری سازمانی را می‌توان در ظهور سازمانهای بزرگ، نیاز به طراحی و توسعة سیستمهای اطلاعاتی پیچیده، ظهور سیستمهای اطلاعاتی با منظورهای خاص و اهمیت انعطاف پذیری سازمانها در برابر فشارهای بیرونی نظیر تغییر كسب و كار، تغییر مأموریتها و ساختارهای سازمانی و تغییرات سریع فناوری ارزیابی كرد.
تعریف معماری سازمانی در طول سالهای اخیر دچار تغییر و تكامل شده است. قانون دولت الكترونیك امریكا در سال 2002 معنای معماری سازمانی را اینگونه تشریح می كند:
- یك پایگاه از اطلاعات راهبردی كه ماموریت را تعیین می كند
- اطلاعاتی كه برای انجام ماموریت لازم است
- فناوری هایی كه برای انجام ماموریت مورد احتیاج است
- فرآیندهای انتقالی كه برای پیاده سازی فناوری های جدید در پاسخگویی به تغییر نیازها لازم است و شامل سه قسمت كلیدی می شود:
- معماری موجود
- معماری مطلوب
- یك برنامه انتقالی
راهنمای كاربردی معماری سازمانی فدرال نیز از همین تعریف استفاده كرده، مضاف بر اینكه معماری را اینگونه تشریح كرده است: "ساختار مولفه ها، روابط بین آنها و قوانین و راهنمائی هائی كه حاكم بر روند طراحی و تكامل آنها می باشد"
امروزه برداشت حداقلی بر روی كلیات معماری سازمانی وجود دارد به این گونه كه معماری سازمانی شامل مدل های كسب و كار، فرآیندها ، داده ها، سیستم های پشتیبانی كننده حرفه و همچنین زیرساختارهای فناوری برای هر دوی معماری موجود و مطلوب تعریف می شود، همچنین در معماری سازمانی نیاز به استانداردها، ملاحظات امنیتی و یك طرح انتقال می باشد.
انواع معماری سازمانی
برای معماری سازمانی فقط یك تعریف مشخص وجود ندارد، یكی از دلایل این امر برداشت های مختلفی است كه از این مفهوم شده است. سه گروه عمده با مقوله معماری سازمانی سروكار دارند و بنابراین باید سه دسته تعریف متفاوت برای معماری سازمانی ارائه داد، هر تعریف شامل اهداف، دلایل و دیدگاهها و ذینفعان خاص خود است.
1.معماری سازمانی با محوریت فناوری اطلاعات
در این مورد هدف از معماری سازمانی همراستا نمودن فناوری اطلاعات با كسب و كار جهت بهبود كارائی و بازدهی است. تاكید این رهیافت بر لایه های پائین بوده و یكپارچگی سیستم های اطلاعاتی و موثر بودن زیرساخت های فناوری مورد هدف است، بدین ترتیب با سازماندهی منظم فناوری اطلاعات، كارائی بهبود یافته و هزینه های سازمان كاهش می پذیرد. معماری حرفه در حد مدلسازی فرآیندها و نیازهای اطلاعاتی انجام می شود تا سیستم های اطلاعاتی با توجه به این نیازها طراحی یا تكمیل شوند. اكثر پروژه های معماری سازمانی از این جنس هستند و معمولا توسط اداره(معاونت) فناوری اطلاعات سازمان ها مدیریت و اجرا می شوند.
این رهیافت معمولا با ساختاری چند لایه از زیر معماریهای حرفه، اطلاعات، سیستم، داده و فناوری نمایش داده می شود. هر لایه نیازهای خود را به لایه پائین تر منتقل می كند و از طرفی دیگر مسئول برآورده سازی نیازهای لایه های بالاتر خود است. لایه های بالائی مستقیما با اهداف و ماموریت سازمان در ارتباط بوده و به دنبال برآورده سازی رضایت ذینفعان هستند درحالیكه لایه های پائین تر پشتیبانی كننده لایه های بالائی از طریق فناوری اطلاعات هستند.
توجه اصلی این رهیافت بر معماری سیستم های اطلاعاتی و زیرساخت های فناوری است، به كسب وكار در حد شناسائی نیازها و انتقال آنها به لایه های پائین تر توجه می شود و خبری از مهندسی مجدد فرآیندها نیست.
2.معماری سازمانی فرآیند محور
این نوع معماری سازمانی با هدف مدیریت و بهبود فرآیندها صورت می پذیرد، اهداف حرفه با رویكردی بالا به پائین به عملیات و فعالیت ها نگاشت می شود تا نهایتا كلیه فرآیندهای حرفه به روشی كه گفته خواهد شد، سازماندهی شوند، این نوع پروژه های معماری سازمانی توسط مدیران ارشد حرفه اجرا شده و زیر نظر مستقیم ریاست سازمان می باشند.
- ابتدا فرآیندها بهینه سازی می شوند و سپس هر فعالیت به یك نقش یا سیستم اطلاعاتی اختصاص داده می شود. بهینه سازی فرآیندها بدون در نظر گرفتن فناوری اطلاعات انجام می شود، اما نتیجه كار در مرحله بعد به فناوری اطلاعات سازمان متصل می شود.
- فرآیندها طراحی مجدد می شوند تا حداكثر استفاده از قابلیت های انسانی و ماشینی محقق شود.
- در سطح فناوری اطلاعات طراحی یا پیاده سازی انجام نمی شود، بلكه از امكانات موجود در جهت بهره وری حداكثری استفاده می شود.
فرآیندهای موجود درهر سازمان را می توان به سه دسته كلان تقسیم بندی نمود:
- فرآیندهای تولیدی(اولیه): این فرآیندها محصول یا خدمات سازمان را برای مشتریان ارائه می كنند.
- فرآیندهای پشتیبانی: پشتیبانی كننده فرآیندهای نوع اول هستند و هدف آنها تهیه منابع و مواد مورد نیاز برای تولید(ارائه خدمت) است.
- فرآیندهای مدیریتی: هدایت كننده و هماهنگ كننده فرآیندهای تولیدی و پشتیبان هستند، اهداف و شرایط را در نظر می گیرند و به دنبال جلب رضایت مشتری و محقق نمودن اهداف سازمان هستند.
هر سه دسته این فرآیندها در حوزه معماری سازمانی فرآیند محور قرار دارند.
3. معماری سازمانی دولت محور
در این رهیافت كه مخصوص سازمانهای ستادی است، هماهنگی و هدایت بین اجزاء و حوزه هائی كه خود نوعی سازمان محسوب می شوند، مورد توجه است. دربحث مدیریت سازمانی و به هنگام مواجهه با پیچیدگی دو راهبرد كلان مورد توجه معماران قرار دارد، اول مدیریت و كنترل یكپارچه و مركزی سازمان در حوزه های مختلف است كه بصورت جامع و متمركز انجام می شود و دوم تقسیم سازمان به زیر مجموعه هائی است كه هر كدام دارای مدیریت مخصوص خود بوده ولی هماهنگی های بین این مجموعه ها بصورت فدرالی و ستادی انجام می شود، معماری سازمانی دولت محور بر پایه این راهبرد است.
در این روش همانطور كه گفته شده سازمان به اجزائی با نام حوزه های كسب و كار تقسیم می شود، هر حوزه تصمیم گیریها و مدیریت داخلی خود را داراست، درحالیكه اهداف سازمان و وظایف كلی توسط ستاد هماهنگ و مدیریت می شود. هر حوزه به دنبال افزایش كارائی و بهره وری در بخش خود بوده و می توان آن را نوعی سازمان كوچك در نظر گرفت، مجموعه این حوزه ها با همدیگر تشكیل سازمان مركزی را داده كه وظیفه نظارت و همراستا نمودن حوزه ها را بعهده دارد.
دراین نوع معماری فعالیت های داخلی هر حوزه كنترل و مدیریت نمی شود بلكه نتیجه و ما حصل این فعالیت ها در قالب شاخص های كارائی و جهت گیریهای رقابتی با دیگر حوزه ها هماهنگ و همراستا می شود، لذا مدیریت و بهبود فرآیندهای داخلی هر حوزه یا طراحی و یكپارچه سازی سیستمهای اطلاعاتی خارج از موضوع معماری سازمانی دولت محور بوده و مربوط به معماری داخلی هر حوزه می شود.
مجموعه عناصری كه در این رهیافت مورد توجه هستند به این قرار می باشد:
- ماموریت سازمان
- راهبردهای سازمان
- فروش و داد و ستد
- رقبای تجاری
- محصولات و سرویسها
- منابع كلیدی
- روش های عملیاتی
- مشتریان
- محیط
- ذینفعان
ضرورت و نتایج معماری سازمانی
امروزه فواید و دلایل استفاده از معماری سازمانی را شامل این موارد می دانند:
- كاهش هزینه های فناوری اطلاعات
- كاهش هزینه مدیریت پیچیدگی ها
- حذف افزونگی
- گسترش سیستم های فناوری اطلاعات
- پاسخ به نرخ تغییرات حرفه
- نیاز به اشتراك گذاری اطلاعات
- برون سپاری
- دلایل مربوط به شرایط آینده
مهمترین نتایج معماری سازمانی را باید بهبود روشها و فرآیندها در ماموریت های سازمانی، ایجاد نظامی یكدست و قابل مقایسه در توصیف سیستم ها و یكپارچگی دانست.
- یك پایگاه از اطلاعات راهبردی كه ماموریت را تعیین می كند